Bir İşletmede Kalite Yönetim Temsilcisi Kimdir, Ne iş Yapar, Görev ve Sorumlulukları Nelerdir?
Kalite yönetim temsilcisi; ISO 9001:2015 Kalite Yönetim sistemini uygulayarak bu sistemin sürekliliğini sağlamaktan sorumlu olan, gerekli bilgi ve beceriye sahip nitelikli kişidir. Standart doğrultusunda faaliyet gösterilen alana göre kalite yönetim sistemlerini oluşturarak firmanın hedeflerine ulaşmasını sağlar aynı zamanda kendisine verilen görevi tam olarak ve zamanında bitirmekle yükümlüdür. Yaptığı mesleğin kalite yönetim sistemine ait olan tüm sürecinin verimli bir şekilde yürütülmesinden sorumludur. Kalite yönetim temsilcisinin hizmet verdiği kuruma ve sektöre bağlı olarak görev ve sorumlulukları farklılık gösterir. Kalite yönetim temsilcisi görevleri ve yükümlülükleri, bitirdiği bölüm uzmanlığına göre değişir. Bu pozisyonda görev alan kişilerin başlıca görev ve sorumlulukları ile kalite yönetim temsilcisi kimdir, hangi işleri yapar?
- ISO 9001:2015 KYS Standardının firmaya uyarlanması sağlamak.
- Standart kitapçığının 10 maddesine göre Dokümantasyon yapısını oluşturmak.
- Çalıştığı kurumdaki kalite yönetim sistemlerinin geliştirilmesi, iyileştirilmesi ile ilgili olan araştırmaları takip etmek ve yürütmek.
- Müşterilerden gelen memnuniyetleri değerlendirmek, talepleri ve şikayetleri değerlendirmek, sorunları çözmek ve süreci yönetmek.
- Firma içerisindeki kalite yönetim sistemini oluşturmak, izlemek, takip etmek ve değerlendirmek.
- Kalite Yönetim Sistem dokümantasyonlarının hazırlanmasına yardımcı olmak.
- İşletmedeki işletim faaliyetleri ile ilgili organizasyonu yapmak ve bunları takip etmek.
- Firmada kalite yönetim sistemi süreci ile ilgili aksaklıkları tespit etmek ve bunları engellemek için önlem almak.
- Proses (Süreç) iyileştirme ve geliştirme çalışması yapmak.
- Düzeltici ve iyileştirici faaliyetlerin etkinliğini arttırmak ve bunları üst yönetime raporlamak.
- Firma içerisindeki kalite yönetim sistemi uygulamaları ile ilgili personeli bilgilendirmek ve eğitimler düzenlemek.
- Ekip üyelerinin kalite sistemleri ile ilgili politikalarına uyumlu bir şekilde çalışmasını sağlamak.
- Haftalık, aylık ya da yıllık kalite yönetim sistem raporlarını hazırlayarak üst yönetime sunmak.
- Ürün teknik dosyalarının hazırlayarak, Teknik dokümantasyon haline getirmek.
- İlgili yasal belgeleri güncel mevzuata göre düzenlemek.
- Kurumun dış tetkiklerinde firmayı temsil etmek.
- Kurumun iç tetkiklerini organize etmek ve gerçekleştirmek.
- Geliştirilecek yeni ürünlerin gerekliliklerini sistemsel olarak belirlemek.
- Yurt dışı ürün registrasyonları için gerekli dokümanları hazırlamak.
Hangi Eğitimler Alınarak İyi Bir Kalite Yönetim Temsilcisi Olunur?
Kalite yönetim temsilcisi olmak için çalışılan firma ve faaliyet alanına göre hangi eğitimin alınacağı kriterleri farklılık gösterir. Genel olarak kalite yönetim temsilcisi olmak için üniversitelerin dört yıllık eğitim veren bölümlerinden; Endüstri Mühendisliği, İşletme Mühendisliği, Makine Mühendisliği, Kimyaya Mühendisliği, Mekatronik Mühendisliği, Gıda Mühendisliği, Bilgisayar Mühendisliği bölümlerinden mezun olunması gerekir. Kalite yönetim temsilcisi görevini yerine getirirken karşılaştığı sorunlar ve çözümleri için analitik düşünce yöntemini kullanır. Diğer yandan çözüm süreci ile ilgili olarak hem ekibini hem de yöneticisini bilgilendirir. Kalite yönetim temsilcisi nasıl olunur sorusu, ilgili alanda lisans düzeyinde eğitim alınabileceği söylenerek yanıtlanabilir. Kalite yönetim temsilcisi olarak görevini yerine getiren kişiler, eğitim ve deneyim gibi önemli şartları
tamamlamalılardır.
Kalite Yönetim temsilcileri özellikle ISO 9001:2015 Standardı için Temel Bilinçlendirme Eğitimi ve ISO 9001:2015 İç Tetkikçi eğitimi almak zorundadır ve bunu sertifikalandırmalıdır. Bu sertifika yektin olan Kalite Danışmanlık firmalarından, kalite sektöründe uzun yıllar çalışmış kişi, kurum ve kuruluşlardan alınmalıdır.
Kalite Yönetim Temsilcisi çok etkin bir insan olmalıdır. Sadece dokümantasyon içerisinde boğulmamalı, firmayı çok çok iyi tanımalı ve kaba tabirle üzerine vazife olan bütün işlere dahi hakim olmalıdır. Örneğin satınalma departmanında olan süreçleri de çok iyi bilmeli, satış pazarlama departmanının da faaliyetlerini iyi bilmelidir. Öte yandan üretim ile ilgili bilgisi olmalı, depo-stok faaliyetlerini de iyi gözlemlemelidir.
Satış Pazarlama Departman müdürü, 2026 yılında %20 pazar payını arttırma hedefi verirken, bu %20 lik artış hedefinin üretim departmanının kapasitesi ile uygun olup olmadığını da analiz etmeli, satın alma departmanında %20 lik pazar payı artışının satın alma yükünü veya depolama faaliyetlerinin yüzdeleri ile uygun olup olmadığını da analiz etmelidir.
Sonuç olarak, kalite yönetim temsilcisi zeki, akıllı, çalışkan, analizci, problem çözücü, adil, şeffaf, dürüst, ilkeli, vizyoner gibi birçok vasıfla iç içe olmalıdır.
Osman ÇEKİRGE
Endüstri Mühendisi / Yönetim Sistemleri Uzmanı
05333909033 / info@cukurovapatent.com
Bir İşletmede Kalite Yönetim Temsilcisi Kimdir? Hangi Görevleri Yapar? Hangi Eğitimleri Almalıdır?
Çukurova Patent