BİR İŞLETME İÇİN MUHASEBE DEPARTMANININ ÖNEMİ VE FONKSİYONU
ÖNEMİ:
Muhasebe; ticari faaliyette bulunan bir işletmenin tüm günlük finansal hareketlerini belgelemek, sınıflandırmak, kaydetmek, özetlemek ve raporlamak üzere sorumlu olan kişilere yada kurumlara sunduğu sistemli bilgilerin bütünüdür. Bir işletmenin en önemli departmanı muhasebedir. Muhasebe her işletmenin olmazsa olmazıdır. Tüm özel veya kamu kuruluşlarının ön muhasebe veya genel muhasebe sistemi olmak zorundadır.
Bir işletmede muhasebe sorumlusu o işletmeyle alakalı verileri belirler, biriktirir, işler, sınıflandırır, özetler ve raporlar. İşletme, hangi ölçekte olursa olsun muhasebe kaydı tutmak durumundadır. Muhasebe bir bilgi sistemidir ve muhasebenin temel görevi bilgi vermektir. Muhasebe işletmenin finansal durumu ve finansal performansı hakkında üretmiş olduğu bilgileri, bu bilgiye ihtiyaç duyan işletme ilgililerine sunmaktadır. Bu bağlamda muhasebeye işletmenin dili denilmektedir. İşletme ne kadar büyürse muhasebe departmanının da sorumluluğu o kadar artmaktadır. Hesaplamalarda oluşabilecek herhangi bir yanlışlık işletmeyi beklenmeyen sıkıntılarla karşı karşıya getirebilmektedir. Muhasebesel veriler yönetim politikasının oluşturulması ve çalışmalardan maksimum verim elde etmeye yardımcı olur. Geleceği göremeyen, bütçe oluşturamayan, finansal raporlar hazırlayamayan işletmeler uzun süre ayakta kalmakta güçlük çekerler. Bu durumda şirket yönetimi, muhasebe departmanı sayesinde şirketin mali durumu hakkında bilgi sahibi olarak, işletmeyle ilgili planları yapar. Böylece işletmenin ömrü daha sağlıklı bir şekilde uzar. Muhasebe departmanından sorumlu kişi işinin ehli olduğu kadar güvenilir ve dikkatli kişiler de olmalıdır. Bu anlamda muhasebe sorumlusunun pazarlama ve planlama departmanlarıyla sürekli iletişim halinde olarak stok durumunu takip etmeli ve pazar fiyatlarından haberdar olması gerekmektedir. Aksi takdirde işletmeyi hazırlıksız olduğu sorunlarla karşı karşıya getirebilir. İşletme bu gibi sorunlarla karşılaşmamak için muhasebe departman sorumlusunu titizlikle seçmelidir.
FONKSİYONU:
Muhasebe, finansal bilgiyi üretir. Bu bilgileri üretirken geçtiği sürecin her adımı muhasebenin bir fonksiyonudur.
Bu fonksiyonlar:
- Kaydetme
- Sınıflandırma
- Özetleme (rapor etme)
- Analiz ve Yorum
Tek Taraflı Kayıt: Mali olayların yalnızca bir yönünün muhasebe kayıtlarına alındığı muhasebe kayıt sistemidir. Bu kayıtta işletme hesabı defteri tutulur.
Çift Taraflı Kayıt: İşletmenin gerçekleştirdiği mali olayların her iki yönünü de kayıt altına aldığı sistemdir. Bu kayıtta yevmiye defteri, büyük defter ve envanter defteri gibi defterler tutulur.
1.Sınıflandırma: Kaydedilen bilgiler belirli zaman aralıklarında derlenir, niteliklerine göre gruplandırılır. Böylece farklı nitelik ve gruptaki işlemler birbirine karışmadan incelenebilir. Bu fonksiyon işlemi, muhasebe sistemi dahilinde büyük deftere yapılmaktadır.
2. Özetleme: Kaydedilen ve sınıflandırılan mali nitelikteki işlem ve olayların özetlenerek finansal tablolar ve raporlar haline getirilmesi işlemidir. Bu fonksiyon muhasebenin bilgi verme görevi ile ilişkili bir durumdur. Dönem sonunda işletme yüzlerce hatta binlerce işlem yapmış olduklarından bu işlemleri teker teker incelemek zor olacaktır. Bu işlem muhasebenin özetleme fonksiyonu sayesinde kolaylaşmaktadır. Muhasebe sisteminde özetleme fonksiyonu finansal tablolardan mizan kullanılarak yapılır.
3. Analiz ve Yorum: Son olarak kaydedilen, sınıflandırılan ve özetlenen işlemler finansal tablolar aracılığıyla sonuç aşamasına gelir. Bu fonksiyon muhasebenin son aşamasıdır. Bu fonksiyonda işletmenin her türlü sonuçları ortaya çıkarılarak işletme hakkında bilgiler ve yorumlar yapılmaktadır. İşletme bu raporlar sayesinde geleceğe dair planlar yapmaktadır. Bu aşamada muhasebe tabloları kullanılır ve bu tabloların en önemlileri bilanço ve gelir tablosudur.
Gülcan DÖNMEZ