ISO 9001:2015 KALİTE YÖNETİM SİSTEM EĞİTİM NOTLARI (ÇUKUROVA KALİTE YÖNETİM VE DANIŞMANLIK DEPARTMANI)

ISO 9001:2015 KALİTE YÖNETİM SİSTEM EĞİTİM NOTLARI (ÇUKUROVA KALİTE YÖNETİM VE DANIŞMANLIK DEPARTMANI)

Genel

Kalite yönetim sistemini uygulamaya karar vermek, kuruluşun genel performansını artırmaya yardım etmesi ve sürdürülebilir kalkınma inisiyatiflerine sağlam bir temel oluşturması bakımından, bir kuruluş açısından stratejik bir karardır.

Bu standardı esas alarak bir kalite yönetim sistemini uygulayacak kuruluşa aşağıdaki POTANSİYEL faydaları sağlar:

a) Müşteri ve uygulanabilir birincil (Laws which were accepted by the lawmaking body-Yasama organı tarafından kabul edilen kanunlar) ve ikincil mevzuat (Regulations and communiqués to be published in relation to the law - Kanunla ilgili olarak yayınlanacak tüzük, yönetmelik ve tebliğler) şartlarına uygun ürün ve hizmetleri sürekli sağlama kabiliyetini,

b) Müşteri memnuniyetini artırmak için fırsatları,

c) Bağlamı ve amaçları ile ilgili risk ve fırsatları belirlemeyi,

d) Belirtilmiş kalite yönetim sistemi şartlarına uygunluğun gösterilmesi kabiliyetini.

ISO 9001:2015 Standardı, Planla – Uygula – Kontrol et – Önlem al (PUKÖ) döngüsü ve risk temelli düşünmeyi içeren proses yaklaşımını uygular.

PUKÖ döngüsü kuruluşa, proseslerine uygun şekilde kaynak sağlandığından, proseslerinin uygun şekilde yönetildiğinden, iyileştirme için fırsatların tayin edildiğinden ve bu şekilde hareket edildiğinden emin olunmasını sağlar.

Risk temelli düşünme kuruluşa, prosesleri ve kalite yönetim sisteminin planlanan sonuçlardan sapmaya yol açan faktörlerin tayinini, olumsuz etkileri asgari seviyeye indirecek önleyici kontrolleri uygulamayı ve ortaya çıktıkça fırsatlardan azami derecede faydalanmayı sağlar.

Bu standardda aşağıda belirtilen fiil şekilleri kullanılmaktadır:

• “-meli/-malı” bir şartı belirtir,
• “esastır” kuvvetli bir tavsiyeyi belirtir,
• “izin verilir” bir müsaadeyi belirtir,
• “-abilir/-ebilir” bir olabilirliği veya yapabilirlik/ yapabilirliği belirtir.

Kalite Yönetim Sistemi Prensipleri:

• Müşteri Odaklılık,
• Liderlik,
• Personelin Bağlılığı,
• Proses yaklaşımı,
• İyileştirme,
• Kanıt Esaslı Karar Alma,
• İlişki Yönetimi

ISO 9001:2015 STANDARDI KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ PRENSİPLERİ

• MÜŞTERİ ODAKLILIK,
• LİDERLİK,
• PERSONELİN BAĞLILIĞI,
• PROSES YAKLAŞIMI
• İYİLEŞTİRME,
• KANIT ESASLI KARAR ALMA,
• İLİŞKİ YÖNETİMİ

1. MÜŞTERİ ODAKLILIK

Kuruluşların sürdürülebilir başarıyı elde edebilmeleri için, müşterilerinin ve ilgili tarafların güvenini tesis edip, sürdürülebilirliğini tesis etmeleri gerekmek­tedir.

İç Müşteri: Kurumda çalışan kişi/bölümün ürettiği ürün veya hizmetten etkilenen kişi.

Dış Müşteri: Kurum veya kuruluşların ürettiği mal ve hizmetleri kullanan veya tüketen kişilerdir.

Kuruluş tarafından yapılması gerekenler

1. Direkt ve dolaylı müşteriler tanımlanmalı,
2. Müşterinin şimdiki ve gelecekteki ihtiyaç ve beklentileri tanımlanmalı,
3. Kuruluş hedefleri ile müşteri ihtiyaç ve beklentileri eşleştirilmeli,
4. Müşteri ihtiyaç ve beklentilerini karşılayacak ürün ve hizmetler planlan­malı, tasarlanmalı, geliştirilmeli, üretilmeli,
5. Müşteri ihtiyaç ve beklentileri kuruluş içinde iletilmeli,
6. Müşteri memnuniyeti ölçülmeli ve izlenmeli,
7. Müşteri İlişkileri güçlendirilmeli.

8. LİDERLİK

Kuruluşun stratejileri, politikaları, prosesleri ve kaynakları ile hedefine ula­şabilmesi için çalışanların ortak amaç ve hedefe odaklanmasının sağlanması gerekmektedir

Kuruluş tarafından yapılması gerekenler

1. Kuruluşun misyon, vizyon, strateji, politika ve prosesleri kuruluş içine iletilmeli,
2. Güven ve bütünlük kültür olarak oluşturulmalı,
3. Kuruluş genelinde kaliteye katılım teşvik edilmeli,
4. Kuruluş içindeki her seviyedeki lider diğerlerine pozitif örnek teşkil et­meli,
5. Gerekli kaynaklar, eğitim ve yetkinlik hesap verilebilir şekilde kişilere sağlanmalı,
6. Ortak değerler ve etik davranış modelleri kuruluş içinde yaygınlaştırıl­malı.

YÖNETİMDE LİDERLİK

KLASİK YÖNETİCİ VE LİDER YÖNETİCİ ÖZELLİKLERİ

KLASİK YÖNETİCİ: Yönetir. Mevcut düzeni sürdürür. Otoritesi statüsünden kaynaklanır. Yetkileri kendisinde toplar. İtaati vurgular. Planlara aşırı bağlıdır. Belirlenmiş amaçlara hizmet eder. İşi doğru yapar. Kontrolü vurgular. Başarıları kendine mal eder. Bilgiyi saklar. Hatasını kabul etmez, hata yapanı da affetmez. Kendinden başkasını düşünmez. Herkesin kendisi gibi davranmasını ister. En basit sorunu bile karmaşık hale getirir. Sevincinde neşesinden, kederinde gazabından yanına yaklaşılmaz. Personeliyle beraber olmaktan rahatsızlık duyar. Konuşmaya bayılır.

LİDER YÖNETİCİ: Yönlendiricidir. Yenilik peşindedir. Otoritesi kendisindendir. Astlarını yetkilendirir. Katılımı vurgular. Alternatif yaklaşımlara açıktır. Yeni amaçlar ortaya atar. Doğru işi yapar. Güveni esas alır. Ekibini başarıya götürür. Bilgiyi yayar. Hatasını itiraf eder, hata yapanı affeder. Ekibini korur. Herkesin potansiyelinin ortaya çıkmasına rehberlik eder. Sorunları basite indirger. Sevincini ve kederini personeliyle paylaşır. Personeliyle beraber olmaktan mutluluk duyar. Dinlemesini bilir.

1. KİŞİLERİN KATILIMI

Kuruluşun hedeflerine ulaşmasında kişilerin takdir edilmesi, yüreklendirilmeleri ve yetkinliklerinin zenginleştirilmesi işleri kolaylaştıracaktır.

Kuruluş tarafından yapılması gerekenler

1. Kişisel katılımların önemi tüm çalışanlara anlatılmalı,
2. Kuruluş içinde yardımlaşma kolaylaştırılmalı,
3. Açık tartışma ortamı ve bilgi birikiminin paylaşılması kolaylaştırılmalı,
4. Kişiler performansı kısıtlayan konuları belirlemeleri ve gerekli tedbirleri almaları konusunda yüreklendirilmeli,
5. Kişilerin başarıları, öğrenme düzeyleri ve gerçekleştirdikleri iyileştirme­ler takdir edilmeli,
6. Kişisel hedeflere ulaşılmasında özdeğerlendirme yapabilmeleri sağlan­malı.

1. PROSES YAKLAŞIMI

Kalite Yönetim Sistemi birbiri ile ilişkili proseslerden oluşmaktadır. Sonuç­ların nasıl üretildiğini anlamak kuruluşun performansını optimize etmesini sağ­layacaktır.

Kuruluş tarafından yapılması gerekenler

1. Ulaşılması gereken sistem ve proses hedefleri tanımlanmalı,
2. Proseslerin yönetimi için sorumluluklar, yetkiler belirlenmeli,
3. Kuruluşun yeterlilikleri ve kaynak kısıtları belirlenmeli,
4. Kalite hedeflerine ulaşabilmek için proseslerin birbiri ile ilişkilerine bakıl­malı,
5. Prosesleri yürütmek ve iyileştirmek için gerekli bilgilerin mevcudiyeti güvence altına alınmalı,

Proseslerin çıktısını etkileyecek riskler yönetilmeli

1. İYİLEŞTİRME

Kuruluşun mevcut performans seviyesini koruyabilmesi için iyileştirmeler çok önemlidir ve yeni fırsatların oluşmasına yol açacaktır.

Kuruluş tarafından yapılması gerekenler

1. Kuruluşun her seviyesinde iyileştirme hedeflerinin oluşturulması destek­lenmeli,
2. İyileştirme hedeflerine nasıl ulaşılacağına dair tüm personel temel araçlar ve metodlar konusunda eğitilmeli,
3. İyileştirme projelerini başarı ile tamamlama konusunda personelin yetkin olduğu güvence altına alınmalı,
4. İyileştirme projelerinin tüm kuruluş içinde yaygınlaşması için prosesler uygulanmalı,
5. İyileştirme projelerinin izlenmesi, gözden geçirilmesi, uygulanması ve denetlenmesi sağlanmalı,
6. İyileştirmeler takdir edilmeli ve bilgilendirme yapılmalı.
    

1. DELİLE DAYALI KARAR VERME

Karar verme karmaşık bir prosestir ve belirsizlikler içerir. Neden-sonuç iliş­kisinin ve beklenmeyen durumlarla karşılaşılabileceğinin anlaşılması önemlidir. Delil ve veri analizi, karar vermede objektifliği ve güveni artıracaktır.

Kuruluş tarafından yapılması gerekenler

1. Kuruluşun performansını göstermesi için anahtar göstergeler belirlenme­li, ölçülmeli ve izlenmeli,
2. İlgili kişiler için gerekli tüm verilerin mevcut olması sağlanmalı,
3. Veri ve bilginin eksiksiz, güvenilir ve güvende olduğu güvence altına alınmalı,
4. Veri ve bilgi uygun metodlarla analiz edilmeli ve değerlendirilmeli,
5. Veriyi değerlendiren kişilerin yetkin olduğu güvence altına alınmalı,
6. Kararlar ve faaliyetler delile dayanmalı.

1. İLİŞKİ YÖNETİMİ

İlgili taraflar kuruluşun performansını etkilerler. Kuruluş ilgili taraflarla iliş­kisini optimum düzeyde yürüttüğünde, sürdürülebilir başarının gelmesi daha kolay olacaktır.

Kuruluş tarafından yapılması gerekenler

1. Kuruluş ilgili tarafları (tedarikçi, ortaklar, müşteriler, yatırımcılar, çalı­şanlar, toplum) ve bunlarla ilişkisini tanımlanmalıdır,
2. Yönetilmesi gereken ilgili taraf ilişkileri tanımlanmalı ve önceliklendirilmeli,
3. İlgili tarafların performansı ölçülmeli ve performansı hakkında geri bes­leme verilmeli,
4. Tedarikçilerle ve diğer ilgili taraflarla iyileştirme faaliyetleri ve ilişkileri geliştirilmeli,
5. Tedarikçiler ve ortakların elde ettiği iyileştirmeler teşvik edilmeli ve ge­liştirilmeli.

1. RİSK TEMELLİ DÜŞÜNME

Risk temelli düşünme, etkin bir kalite yönetim sistemine erişmek için esastır. Risk temelli düşünme kavramı, örneğin, potansiyel uygunsuzlukları yok etmek için önleyici faaliyetlerin gerçekleşmesi, oluşan herhangi bir uygunsuzluğun analizi ve uygunsuzluğun etkisine uygun faaliyetleri gerçekleştirerek yeniden oluşmasını önlemek anlamındadır.

Hangi Dokümanlar Zorunlu Olarak İstenmektedir?